仕事が速い人はどんなメールを書いているのか・読んだ本シリーズ98

事務所が開いて、もう1週間経ってしまいました。

最近、娘と勉強することがマイブームなのですが、

中2の国語の漢詩で「今春看又過(こんしゅん みすみすまたすぐ)」(今年の春もみるみるうちに過ぎていこうとしている)という文を読んで大笑い。

「本当にそう!!すぐ月日が経ってしまう。」と、とっても気に入って、

「今週看又過」「今年看又過」「今月看又過」と使いまわしています。

本当に、「無駄な時間を過ごさない」「忙しい中でたくさんのことをする」「少ない時間で最大の効果を上げる」には、どうしたらいいものか・・・

 

さて、今週の「読んだ本シリーズ」は、

 

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

平野友朗 (著)

 

業歴10年にして「いまさらメールの書き方?」と侮るなかれ。

結構メールをさばくだけでも時間がかかるものなのです。

少しでも時間を生み出す助けになればと今回はこちらの本をチョイス。

 

 

1,「主導権」を握る。

こう書いてしまうと、少し高圧的な印象を受けるかもしれないが、

「待ち」の姿勢ではなく、自分から積極的にコミュニケーションをとり、

仕事が先に進むように先手を打っていくということ。

 

 

2,手元にボールを持たない

優先準備を考える時間すら無駄。

手元に抱えているものを順番に終わらせる。

ボールが来たらすぐに打ち返す。

 

・・・と言っても、

すぐに返信できないときはメールを見ない。

メールが来るたびに手元を中断してメールに振り回されるのではなく、

朝・昼・夕などタイミングを決めてチェックし、そのタイミングで則レスをする。

回答に時間がかかるものは返信だけして「〇日までに回答します」と記載しておく。

 

 

3,要旨と結論を意識する。

挨拶と名乗りが済んだら、まず「要旨」を書く。

「○○のためのメール」とわかるようにして、読み手の効率に配慮。

 

メールには目的があるはず。

結論を意識して、無駄に言葉をもてあそばない。

無駄な言葉は、過剰な気遣いや自己弁護のことが多い。

 

 

ついつい拘ってメール本文を書いてしまう私ですが、

「センシティブな内容」「精神的な相談」等でなければ、短い時間で対応していきたいところ。

まず今週はメールに使う時間を短くするところから、「少ない時間でたくさんのことをする」に近づいていこうと思います。

 

 

 

経営者、経営者さんと関わる者として
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『雑食読書』の鈴木が毎週1冊本をご紹介いたします。

 

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