運送業許可業者になると、守らなくてはいけないルールが多くあります。
それを守っているかどうかをチェックするのが「巡回指導」「監査」です。
「巡回指導」は、本番の監査ではなく、運輸局から委託を受けた指導員(トラ協)が会社にやってきます。
事前に「いつ来るか」の通知が届くので、帳簿の準備をして待つことになります。
ここで数々のチェックを受けて、評価が悪い場合は、運輸支局に通報されてしまいます。

トラ協の巡回指導、運輸局の監査

「監査」は、運輸局の職員が来ます。しかも連絡なしに突然やってくることが多いです。
そんなときのために、営業所にはしっかり帳簿を用意しておかなくてはいけません。

「監査」は実際に「罰」がつくものです。
いわゆる「ナンバーが取られた」というのは、監査で「〇日間車両停止」という罰を受けることです。

用意しておくもの

http://alead.sakura.ne.jp/wp/wp-content/uploads/2020/10/エール_036.jpg
エール行政書士事務所

他にもありますが、大まかに挙げると・・・

●許可関係…運送業の許可申請書類、許可後に提出した変更認可申請・変更届出書類
●雇用関係…賃金台帳、給与規定、就業規則、36協定、労災・雇用保険加入の証明
●運行管理関係…運行管理規定、点呼記録簿、運転日報、運行計画・勤務割表、運行管理者選任届出、ドライバー台帳、指導教育計画表、指導教育記録簿、健康診断結果、出勤簿、自己記録簿
●車両管理関係…整備管理規定、点検整備記録簿、日常点検表、定期点検整備計画簿、整備管理者選任届出、車両台帳(車検証と自動車保険の写しをまとめて保管していればOK)

見られること

http://alead.sakura.ne.jp/wp/wp-content/uploads/2020/10/エール_001.jpg
エール行政書士事務所

あくまで一例ですが・・・

許可関係…運輸局に申告している内容と現実が合っているか
→許可をとっていない車庫や営業所を使っているなどはNG
●雇用関係…適正な雇用がなされているか
⇒保険が整備されていないなどはNG
●運行管理関係…適正な点呼ができているか
⇒点呼簿がない、点呼している人が本当はその時間走っているなどはNG
●車両管理関係…適正な整備ができているか
⇒整備管理者の出勤の有無がわからない、直近1年の点検簿がないなどはNG

チェックされる項目は多く、「そんなこと、よく見つけましたね」とびっくりしてしまうようなこともあります。

エール行政書士事務所のサービス

法令で定められている事項を再確認

運送業に長く携わっている方で、「従業員教育を行っている」と言う社長でも、法令上の「指導教育計画表」や「指導教育記録簿」を備え付けておかなくてはならないことや、「指導しなくてはいけない項目が法令上決まっていて、そのとおりに指導しなくてはならないこと」はご存じないこともあります。
運送業の長年の常識と「法令」が必ずしも一致しているわけではありませんが、どうしても監査は「法令」でチェックされてしまうので、内容を把握しておく必要があります。

帳簿・書類の作成サポート

「今日監査(巡回指導)が来る」(もしくは「今来た」)という電話をいただくことがありますが、それではこちらも何もお手伝いできません。
エール行政書士事務所では、帳簿サポートというサービスを用意しておりますが、巡回指導や監査が入る直前にお呼びいただくのではなく、どうぞ普段から帳簿を整えておいてください。
また、監査で罰が決定する前には、「弁明をする機会」を与えられます。
その際の弁明書の作成や、弁明をしないことを申し入れる書類の作成もお手伝いできます。